În ultima vreme, datorită COVID-19 (coronavirus) , lumea și-a adaptat nevoile de comunicare, interacțiune și muncă. Astfel că video conferințele au devenit noul ”ocupat” din agenda unei persoane active. Însă deși multe lucruri sunt la fel, totuși sunt câteva aspecte de care e necesar să se țină cont și pe care aș vrea să le sumarizez aici pentru comunitatea de comunicare nonviolentă.
Pentru început platforma folosită. Personal am ales zoom.us, chiar dacă recent are publicitate proastă pe tema securității. Mi-a plăcut cum (transparent și asumat) și în ce moduri concrete lucrează să remedieze acest lucru (update-uri pe securitate la aproape fiecare 2 zile într-o lună întreagă). Dar apreciez cel mai mult stabilitatea semnalului video, posibilitatea să te împarți în camere separate și ușurința de acces pentru cei care folosesc pentru prima dată un astfel de soft. Totuși o comparație între cele mai populare programe le găsiți la acest link.
Strict legat de ZOOM, dacă ești invitat la o conferință și nu l-ai mai folosit, acordă-ți 15 minute și urmărește aceste doua video-uri în limba engleză. Primul îți arată efectiv cum să ai acces prima dată la platformă, iar al doilea cum să îl folosești și ce utilități are.
*Cum să ai acces la o întâlnire zoom ? (1 min)
*Diverse funcții pentru utilizare a platformei zoom (10 min)
Nu în ultimul rând, eticheta sau regulile de politețe sau conduită ale unei întâlniri online. Ce este mai jos par lucruri de bun simț, dar pe care le-am trăit și cred că și voi veți găsi lucruri utile la care poate nici nu v-ați gândit.
- Testează toată tehnologia ÎNAINTE de întâlnire. Mai ales dacă e prima dată când folosești un soft nou sau nu ești obișnuit cu video-conferințele testează camera video, sistemul audio sau căștile și microfonul, puterea la wifi, screen sharing). Cere ajutor de la alți membrii din jurul tău sau de la organizatorul întâlnirii.
- Pregătește-te pentru întâlnire ca pentru orice alt fel de întâlnire. Citește ordinea de zi propusă, deschideți în avans documentele cheie despre care se va discuta, ai la îndemână un pix și o hârtie / agendă etc. Dacă participi la un curs, să ai la îndemâna materialele fizice necesare pentru acesta: cărți, mapă curs, hârtie, pix, markere, etc)
- Pregătirea se extinde și la nivelul spațiului fizic:
- Lumina: stai cu fata la un geam în timpul zilei sau montează o veioza de birou care sa îți pună lumina pe față.
- Sunet: preferabil să folosești căști și microfon dedicate. Oprește notificările de pe toate device-urile sau cel puțin telefonul pune-l pe silent și fără conexiune de date.
- Mediu: caută un loc liniștit unde sa nu fi întrerupt. Poți chiar încuia ușa la camera în care te afli. Anunță persoanele din mediul tău fizic că pentru următoarele ore vei fi într-o videoconferință și că nu vei fi disponibil/ă. Chiar poți pune o hârtie scrisă pe ușă în caz că uită. 🙂
- Aspect: Uită-te ce se va vedea în spatele tău și chiar dacă vrei să fii mereu autentic, totuși fă-ți patul și închide dulapul de haine.
- Hidratare: adu-ti cel puțin un pahar cu apă lângă tine sau alt lichid preferat cu care să te hidratezi. Si spunând asta, mergi la toaletă înainte de întâlnire.
- Ținuta: chiar dacă ești acasă și vrei să te simți în primul rând confortabil, uită-te înainte de videoconferință în oglindă și imaginează-ți dacă un tricou curat și un pieptene prin păr vor face o diferență. Daca da, ia-ți 2 minute și fă-le.
- Toți participanții să fie invitați să se introducă, să aibă vocea auzită și să aibă șansa să poată să vorbească de-a lungul unei întâlniri.
- Pune ecranul pe ”full screen” și uită-te pe cât posibil mereu la persoana care vorbește de pe ecran. Evită telefonul în timp ce alți oameni vorbesc sau abține-te să faci alte sarcini care nu au legătură cu întâlnirea (răspuns emailuri, navigare pe net, etc..). Ca și ghidaj general încearcă să nu atingi tastatura deloc în timpul întâlnirii.
- Când cineva vorbește, așteaptă să termine. Nu doar că așa e politicos, dar unele softuri dau prioritate persoanei care vorbește deja și pentru a evita suprapunerile de sunet, e posibil să nu fi auzit oricum. O înțelegere folositoare este ca toata lumea să fie pe MUTE și să aveți câteva convenții prin care te poți anunța că dorești să vorbești:
- să ieși din ”unmute” și să aștepți ca moderatorul sau cel ce vorbește să te invite să vorbești,
- să scri pe chat-ul intern că vrei să vorbești,
- să folosești un emoticon cu mâna ridicată (zoom permite asta de exemplu).
- A sorbi din când în când dintr-o cană de ceai sau apa e inofensiv, dar să mănânci (chiar și când ești în mute) e nepoliticos, dizgrațios și prezintă risc pentru tastatura ta .
- De preferat stai așezat pe un scaun sau canapea în poziție verticală. Evită patul și poziția întins: riști să amorțești rapid. Mișcă-te cât de puțin și dacă trebuie să o faci, mai bine pune temporar pe stop video-ul.
Când nu știți cum să procedați într-o anumită situație, bunul simț e un bun început și de obicei suficient: ce nu ai face sau ai face într-o întâlnire fizică, se aplica în mare parte și în una virtuală. Oamenii vor sa fie auziți, văzuți și respectați ca în orice interacțiune între oameni.
Chiar dacă restricțiile vor fi tot mai flexibile, cred că videoconferințele vor rămâne un instrument util pentru situații în care nu le-am luat în calcul până acum. Important e să avem interacțiuni de calitate, indiferent de mediul de comunicare.